圖1 項(xiàng)目管理九大知識體系
1、項(xiàng)目范圍管理
做過項(xiàng)目的人可能都會有這樣的經(jīng)歷：一個項(xiàng)目做了很久，感覺總是做不完，就像一個“無底洞”。用戶總是有新的想法和需求要項(xiàng)目實(shí)施人來完成，就像用戶永遠(yuǎn)有提不完的要求，而開發(fā)方為了維系客戶關(guān)系則一味地遷就。實(shí)際上，這里涉及一個“范圍管理”的概念。項(xiàng)目中哪些該做，哪些不該做，做到什么程度，都是由“范圍管理”來決定的。那么，到底什么是“范圍管理”？
工程項(xiàng)目本身是一個系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)該是有邊界的。工程項(xiàng)目范圍是指工程項(xiàng)目各過程的活動總和，或者指組織為了成功完成工程項(xiàng)目并實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目各項(xiàng)目標(biāo)所必須完成的各項(xiàng)活動。所謂“必須”完成的各項(xiàng)活動，是指不完成這些活動，工程項(xiàng)目就無法完成所謂“全部”活動，是指工程項(xiàng)目的范圍包括完成該工程項(xiàng)目要進(jìn)行的所有活動，不可缺少或遺漏。簡單地說，確定工程項(xiàng)目范圍就是為項(xiàng)目界定一個界限，劃定哪些方面是屬于項(xiàng)目應(yīng)該做的，而哪些方面是不應(yīng)該包括在項(xiàng)目之內(nèi)的，從而定義工程項(xiàng)目管理的工作邊界，確定工程項(xiàng)目的目標(biāo)和主要可交付成果。一個無法確定范圍的工程項(xiàng)目是不可能實(shí)現(xiàn)的。
要保證項(xiàng)目成功地完成所要求的全部工作，而且只完成所要求的工作。這一知識領(lǐng)域包括如下：
①項(xiàng)目啟動：對項(xiàng)目或項(xiàng)目的階段授權(quán)，
②范圍計劃：制訂一個書面的范圍陳述，作為未來項(xiàng)目決策的基礎(chǔ)。
③范圍定義：把項(xiàng)目應(yīng)提交的成果進(jìn)一步分解成為更小、更易管理的組成部分。
④范圍確認(rèn)：正式地認(rèn)可項(xiàng)目滿足了范圍要求。
⑤范圍變更：控制控制項(xiàng)目范圍的變更。
2、項(xiàng)目時間管理
“按時、保質(zhì)地完成項(xiàng)目”大概是每一位項(xiàng)目經(jīng)理最希望做到的。但工期拖延的情況卻時常發(fā)生。因而合理地安排項(xiàng)目時間是項(xiàng)目管理中一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容，它的目的是保證按時完成項(xiàng)目、合理分配資源、發(fā)揮最佳工作效率。它的主要工作包括定義項(xiàng)目活動、任務(wù)、活動排序、每項(xiàng)活動的合理工期估算、制訂項(xiàng)目完整的進(jìn)度計劃、資源共享分配、監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度等內(nèi)容。
在時間管理工作開始以前，我們應(yīng)該先完成項(xiàng)目管理工作中的范圍管理部分，很顯然，沒有明確范圍的項(xiàng)目是無法安排進(jìn)度的，也無法進(jìn)行時間管理工作。如果只圖節(jié)省時間，把這些前期工作省略，后面的工作必然會走彎路，反而會耽誤時間。項(xiàng)目一開始首先要有明確的項(xiàng)標(biāo)、可交付產(chǎn)品的范圍定義、文檔和項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。有一些是明顯的、項(xiàng)目所必需的工作，而另一些則具有一定的隱蔽性，所以要在以往經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，盡可能地羅列出完整的完成項(xiàng)目所必需的工作，同時要有專家審定過程，以此為基礎(chǔ)，才能制訂出可行的項(xiàng)目時間計劃，進(jìn)行合理的時間管理。
要保證項(xiàng)目按時完成，這個知識領(lǐng)域包括如下：
①活動定義：識別出為產(chǎn)生項(xiàng)目提交成果而必須執(zhí)行的特定活動。
②活動排序：識別并記錄活動之間的相互依賴關(guān)系。
③活動時間估計：估計完成每一個活動將需要的工作時間。
④制訂時間表：分析活動順序、活動時間的估計和資源需求，建立項(xiàng)目時間表。
⑤時間表控制：控制項(xiàng)目時間表的變更
3、項(xiàng)目成本管理
要保證項(xiàng)目在批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)完成，額外的成本輸出必然造成項(xiàng)目的利潤減少。這一知識領(lǐng)域包括如下：
①資源計劃：決定為執(zhí)行項(xiàng)目活動所需要的資源的種類(人員、設(shè)備、材料)和數(shù)量。
②成本估算：對于為了完成項(xiàng)目活動所需資源的成本進(jìn)行估計。
③成本預(yù)算：把估算的總成本分配到每一個工作活動中。
④成本控制：控制項(xiàng)目預(yù)算的變更。
4、項(xiàng)目質(zhì)量管理
要保證項(xiàng)目的完成能夠使需求得到滿足。這一領(lǐng)域具體包括如下：
①質(zhì)量計劃：找出與項(xiàng)目相關(guān)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并決定如何滿足標(biāo)準(zhǔn)的要求。
②質(zhì)量保證：對項(xiàng)目績效做經(jīng)常性的評價，使得有信心達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的要求。
③質(zhì)量控制：監(jiān)視特定的項(xiàng)目結(jié)果以判定是否滿足相關(guān)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并找出方法來消除不能滿足要求的原因。
5、項(xiàng)目人力資源管理
在項(xiàng)目管理中“人”的因素極為重要，因?yàn)轫?xiàng)目中所有活動均是由人來完成的。如何充分發(fā)揮人的作用，對于項(xiàng)目的成敗起著至關(guān)重要的作用。
盡可能有效地使用項(xiàng)目中涉及的人力資源，包括如下：
①組織的計劃：識別、記錄、指派項(xiàng)目的角色、責(zé)任和報告關(guān)系。
②人員獲得：使項(xiàng)目所需的人力資源得到任命并在項(xiàng)目中開始工作。
③團(tuán)隊建設(shè)：開發(fā)個人的和團(tuán)隊的技能來提高項(xiàng)目的績效。
6、項(xiàng)目溝通管理
項(xiàng)目溝通管理(Project Communication Management)，就是為了確保項(xiàng)目信息合理收集和傳輸，以及最終處理所需實(shí)施的一系列過程。包括為了確保項(xiàng)目信息及時適當(dāng)?shù)禺a(chǎn)生、收集、傳播、保存和最終配置所必需的過程。項(xiàng)目溝通管理把成功所必需的因素-人、想法和信息之間提供了一個關(guān)鍵連接。涉及項(xiàng)目的任何人都應(yīng)準(zhǔn)備以項(xiàng)目“語言”發(fā)送和接收信息并且必須理解他們以個人身份參與的溝通怎樣影響整個項(xiàng)目。
溝通就是信息交流。組織之間的溝通是指組織之間的信息傳遞。對于項(xiàng)目來說，要科學(xué)地組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項(xiàng)目的實(shí)施過程，就必須進(jìn)行項(xiàng)目的信息溝通。好的信息溝通對項(xiàng)目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善都有促進(jìn)作用。
項(xiàng)目溝通管理具有復(fù)雜和系統(tǒng)的特征。著名組織管理學(xué)家巴納德認(rèn)為“溝通是把一個組織中的成員聯(lián)系在一起，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的手段”。沒有溝通，就沒有管理。溝通不良是很多企業(yè)部存在的毛病。企業(yè)的機(jī)構(gòu)越是復(fù)雜，其溝通越是困難。保證適當(dāng)、及時地產(chǎn)生、收集、發(fā)布、儲存和最終處理項(xiàng)目信息，包括如下：
①溝通計劃：決定項(xiàng)目相關(guān)者的信息和溝通的需求，包括誰需要什么信息，什么時間需要，以及得到信息的方式。
②信息發(fā)布：及時地把所需的信息提供給相關(guān)者使用。
③績效報告：收集、分發(fā)績效信息，包括狀態(tài)報告、進(jìn)度衡量和預(yù)測。
④管理上的結(jié)束：產(chǎn)生、收集、分發(fā)信息，使項(xiàng)目或項(xiàng)目階段正式地結(jié)束。
在項(xiàng)目溝通過程中，容易犯的“溝通障礙癥”如下：
① “我以為”的錯誤：以為溝通過，別人就清楚了，以為沒有反饋就是沒有意見了。特別是跨部門的溝通，無論是口頭還是書面，更要注意雙方是否理解一致。
②不敢越級溝通，不敢與高層直接溝通：不少公司的項(xiàng)目經(jīng)理在職能上一般比部門經(jīng)理要低，所以經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)理不敢直接找高層或其他部門總經(jīng)理溝通，都要上級職能經(jīng)理的協(xié)助。因此，特別是在跨部門的較為復(fù)雜的項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理要敢于“管理”公司高層，就項(xiàng)目問題與高層進(jìn)行直接溝通。
③害怕被拒絕：這是人的本性。在項(xiàng)目推進(jìn)中，經(jīng)常出現(xiàn)這樣的情況，有一些想法建議，思考很久才敢提出來。不要不敢與項(xiàng)目干系人提出，白白延誤了好時機(jī)?；蛘咝枰渌块T協(xié)助工作時，不敢提出來。
④沒有提前計劃溝通活動，造成等人的局面：經(jīng)常出現(xiàn)這樣的時候，要確定某個事項(xiàng)，需要某個負(fù)責(zé)人參加，但因?yàn)闆]有提前計劃，到時約不到人，結(jié)果推遲、等待，無謂地延長滯后時間。實(shí)際上，對于難度較大問題，至少要提前兩周計劃好，預(yù)約好相關(guān)人員。
⑤缺少適當(dāng)?shù)臏贤记桑赫莆找恍┻m當(dāng)?shù)臏贤记桑康氖桥囵B(yǎng)一種對人、對事的敏感度，能針對具體事情做出判斷。最好能區(qū)分出需要使用單獨(dú)溝通、書面溝通，還是口頭溝通等方法。
7、項(xiàng)目風(fēng)險管理
項(xiàng)目是為完成某獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力。項(xiàng)目的最終交付成果在項(xiàng)目開始時只是一個書面的規(guī)劃，無論是項(xiàng)目的范圍、時間還是費(fèi)用都無法完全確定。同時，項(xiàng)目創(chuàng)造產(chǎn)品或服務(wù)是一個漸近明細(xì)的過程，這就意味著項(xiàng)目開始時有很多的不確定性。這種不確定性就是項(xiàng)目的風(fēng)險所在。對項(xiàng)目的風(fēng)險進(jìn)行識別、分析和響應(yīng)的系統(tǒng)化的方法，包括使有利的事件機(jī)會和結(jié)果最大化和使不利的事件的可能和結(jié)果最小化。這一知識領(lǐng)域包括如下：
①風(fēng)險管理計劃：決定如何處理并計劃項(xiàng)目的風(fēng)險管理活動。
②風(fēng)險識別：決定哪些風(fēng)險可能會影響項(xiàng)目，并記錄風(fēng)險的特征。
③風(fēng)險定性分析：對風(fēng)險和條件進(jìn)行定性分析，根據(jù)對項(xiàng)目目標(biāo)的作用排定優(yōu)先級。
④風(fēng)險量化分析：度量風(fēng)險的可能性和后果，并評估它們對項(xiàng)目目標(biāo)的影響。
⑤風(fēng)險響應(yīng)計劃：對于影響項(xiàng)目目標(biāo)的風(fēng)險制訂過程和方法來增加機(jī)會和減少威脅。
⑥風(fēng)險監(jiān)視和控制：監(jiān)視已知的風(fēng)險，識別新的風(fēng)險，執(zhí)行風(fēng)險減低計劃，在整個項(xiàng)目生命周期中評價它們的有效性。
8、項(xiàng)目采購管理
公司的根本目標(biāo)是追求利潤最大化。増加利潤的方法之一就是增加銷售額，這是非常困難的，還有一種方法也可實(shí)現(xiàn)，那就是節(jié)省采購費(fèi)用。
為達(dá)到項(xiàng)目范圍的要求，需從外部企業(yè)獲得貨物和服務(wù)。這一知識領(lǐng)域包括如下：
①采購計劃：決定采購的內(nèi)容和時間。
②邀請計劃：記錄產(chǎn)品需求，識別潛在來源。
③邀請：根據(jù)需要獲得價格、報價、投標(biāo)、建議書等。
④來源選擇：從潛在的銷售商中進(jìn)行選擇。
⑤合同管理：管理與銷售商的關(guān)系。
⑥合同結(jié)束：合同的完成和結(jié)算，包括解決任何遺留問題。
9、項(xiàng)目集成管理
在項(xiàng)目管理中，由于項(xiàng)目各方對下項(xiàng)目的期望值不同，因此要滿足各方的要求和期望并不是一件很容易的事。比如，在項(xiàng)目實(shí)施時，項(xiàng)目的客戶可能期望質(zhì)量高于一切，將質(zhì)量作為首要目標(biāo)，而項(xiàng)目實(shí)施組織可能會將成本作為首要目標(biāo)。面對這種差異，項(xiàng)目經(jīng)理不能只滿足一方的要求而忽略另一方的要求。因此，項(xiàng)目經(jīng)理需要在不同的目標(biāo)之間進(jìn)行協(xié)調(diào)，尋求一種平衡。
保證項(xiàng)目中不同的因素能適當(dāng)協(xié)調(diào)。這一領(lǐng)域包括如下：
①制定項(xiàng)目計劃：集成、協(xié)調(diào)全部的項(xiàng)目計劃內(nèi)容，形成一致的、聯(lián)系緊密的文件。
②執(zhí)行項(xiàng)目計劃：通過執(zhí)行其中的活動來執(zhí)行項(xiàng)目計劃。
③集成的變更控制：在整個項(xiàng)目中協(xié)調(diào)變更。
項(xiàng)目作為一個整體，要使各方面的資源能夠協(xié)調(diào)一致，就要特別熟悉項(xiàng)目三角形的概念。項(xiàng)目三角形中的范圍，除了要考慮對項(xiàng)目直接成果的要求，還要考慮與之相關(guān)的在人力資源管理、質(zhì)量管理、溝通管理、風(fēng)險管理等方面的工作要求。項(xiàng)目三角形中的成本，主要來自于所需資源的成本，自然也包括人力資源的成本，這些資源通過不同的方式獲得，可以對應(yīng)不同的成本，對資源的需求與工作范圍和工作時間都有直接的聯(lián)系。
自動化控制項(xiàng)目管理系列文章
項(xiàng)目管理的三個約束條件-自動化控制項(xiàng)目管理知識(一)
項(xiàng)目管理的五個過程-自動化控制項(xiàng)目管理知識(二)
項(xiàng)目管理的四個概念-自動化控制項(xiàng)目管理知識(三)
